Atunci când organizezi o nuntă, un botez, o aniversare sau o petrecere privată, probabil că ultimul lucru la care te gândești este un formular pe care trebuie să îl completezi înainte de eveniment.
Ai deja de rezolvat locația, meniul, invitațiile, decorul, fotograful, programul și zeci de alte detalii.
Și atunci apare întrebarea:
„De ce mai trebuie să completez și o fișă pentru DJ?”
La prima vedere, poate părea încă un document de completat.
Poate chiar te gândești: „Doar am vorbit deja cu DJ-ul. Știe ce are de făcut.” Și este adevărat. Un DJ profesionist știe să gestioneze un eveniment și să reacționeze la ceea ce se întâmplă în sală.
Dar există o diferență foarte importantă între a ști să gestionezi o petrecere și a ști dinainte cum își dorește clientul să arate acea petrecere.
Pentru că DJ-ul nu poate ghici ceea ce tu nu îi spui.
Poate avea 10, 15 sau 20 de ani de experiență. Poate să fi făcut sute de nunți, botezuri, aniversări sau petreceri corporate, dar nu a mai avut niciodată exact evenimentul tău, nu a mai avut exact familia ta, nu a mai avut exact prietenii tăi.
Nu știe ce melodie îți amintește de prima întâlnire, ce piesă nu suporți, cine trebuie prezentat, ce surpriză pregătești sau cât de mult îți dorești ca invitații să danseze.
Aici intervine fișa de eveniment.
O fișă de eveniment nu ar trebui privită ca un simplu formular administrativ.
Este mai degrabă o formă prin care îi spui DJ-ului:
„Asta suntem noi. Așa ne place. Asta vrem să se întâmple și asta vrem să evităm.”
În ea pot apărea informații despre data și locația evenimentului, numărul aproximativ de invitați, programul serii, momentele speciale, preferințele muzicale, melodiile pe care vrei neapărat să le auzi, cele pe care nu vrei să le auzi, formația, surprizele pregătite și multe alte detalii care pot părea mici, dar care pot avea un rol important în desfășurarea serii.
Iar cu cât aceste informații sunt mai clare, cu atât DJ-ul poate veni mai bine pregătit.
Pentru că un eveniment nu începe în momentul în care se aprind luminile și pornește prima melodie.
Începe cu mult înainte.
Raspunsul: Ba da.
Un DJ experimentat trebuie să știe să citească publicul, să observe cine dansează, să vadă când începe să crească energia si să înțeleagă ce gen funcționează și ce gen nu funcționează. Să schimbe direcția atunci când este nevoie.
Toate acestea fac parte din meserie.
Dar există lucruri pe care DJ-ul nu are cum să le afle doar uitându-se la ringul de dans.
De exemplu, poate vedea că invitații adoră o anumită piesă.
Dar nu are de unde să știe că pentru miri acea melodie este legată de o amintire importantă.
Poate observa că publicul dansează foarte bine pe muzică românească.
Dar nu știe că mirii nu își doresc deloc un anumit gen.
Poate vedea că toată lumea se distrează.
Dar nu știe că peste 20 de minute este pregătită o surpriză care trebuie coordonată cu muzica și luminile.
De aceea experiența DJ-ului și informațiile oferite de client se completează.
Una dintre cele mai importante secțiuni ale unei fișe de eveniment este lista Must Play.
Aici nu trebuie să treci 150 de melodii, nu acesta este scopul.
Este suficient să notezi acele piese care au o semnificație pentru voi sau pe care vreți neapărat să le auziți.
Sau pur și simplu un hit despre care știți că va ridica toată familia pe ring.
Pentru DJ, aceste informații sunt foarte valoroase.
Nu doar pentru că știe ce piese să pregătească, ci pentru că începe să înțeleagă ce înseamnă muzica pentru oamenii din fața lui.
Dacă „Must Play” îi spune DJ-ului ce îți place, „Do Not Play” îi spune ce trebuie să evite, si uneori această listă este chiar mai importantă. Poate există un gen muzical pe care nu îl suportați, o piesă pe care nu vreți să o auziți sub nicio formă, o anumită preferință în privința muzicii populare, manelelor, rockului, trapului sau a altui gen sau poate este pur și simplu o melodie care vă amintește de ceva neplăcut.
DJ-ul nu are cum să știe toate acestea pentru el, poate fi o piesă perfect normală, pentru voi, însă, poate fi exact piesa pe care nu vreți să o auziți la propriul eveniment.
De aceea, o listă „Do Not Play” completată sincer poate evita situații neplăcute.
Uneori, este la fel de important să îi spui DJ-ului ce nu vrei, pe cât este să îi spui ce îți place.
Una dintre cele mai dificile cerințe pentru orice DJ este:
„Vrem muzică bună.”
Sigur că vrem.
Dar ce înseamnă asta?
Pentru cineva, muzică bună înseamnă disco, house, hituri românești, altă persoană poate iubi rock-ul.
Și există și evenimente unde toate aceste stiluri trebuie să se întâlnească în aceeași seară.
De aceea, este foarte util ca în fișa de eveniment să apară exemple concrete.
„Ne place muzica anilor '80.”
„Suntem fani ai muzicii latino.”
„Vrem să avem și muzică românească.”
„Nu vrem o petrecere exclusiv comercială.”
„Vrem o atmosferă elegantă la început și mai energică după miezul nopții.”
Din câteva astfel de informații, DJ-ul poate înțelege mult mai bine direcția dorită.
Poate cea mai mare confuzie este aceea că fișa de eveniment ar trebui să conțină o listă cu fiecare melodie care trebuie pusă în timpul serii.
Dacă îi dai DJ-ului un playlist de 200 de melodii și îi spui exact ordinea în care să le pună, practic îi ceri să devină un operator de playlist.
Iar un DJ profesionist trebuie să facă mai mult decât atât.
Fișa de eveniment nu trebuie să îi spună DJ-ului fiecare secundă din petrecere.
Trebuie să îi ofere direcția.
De acolo începe experiența DJ-ului.
Muzica este importantă, dar timingul este la fel de important.
Imaginează-ți că urmează primul dans, intrarea mirilor, tortul, o surpriză pregătită de prieteni, momentul în care intră formația, un dans special pregătit de familie.
DJ-ul nu trebuie doar să știe ce se întâmplă, trebuie să știe și când. Pentru că muzica, luminile, microfonul și restul echipei trebuie să se sincronizeze.
Dacă există un program clar, lucrurile pot fi pregătite, un moment apare complet neașteptat, echipa trebuie să improvizeze.
Iar improvizația este uneori necesară și face parte din meserie.
Dar există o diferență între a improviza pentru că ceva neprevăzut s-a întâmplat și a improviza pentru că nimeni nu a transmis informația.
Prima face parte din spectacol. A doua poate fi, de multe ori, evitată.
Poate că scrii în fișă:
Pare o informație simplă, dar pentru DJ poate fi foarte importantă.
Poate că spui:
Și această informație poate influența selecția muzicală.
Poate scrii:
„Bunicii sunt foarte importanți pentru noi și vrem să avem un moment dedicat lor.”
Dintr-o dată, acel moment devine parte din povestea serii.
Sau poate scrii:
„Nu vrem intervenții dese la microfon.”
Este o informație esențială pentru DJ/MC.
Sau:
„Avem o surpriză pregătită pentru invitați, dar nu vrem să știe nimeni.”
Din acel moment, echipa știe că trebuie să păstreze discreția și să pregătească momentul corespunzător.
Uneori, o singură propoziție poate schimba modul în care este pregătită o întreagă secvență a evenimentului.
Deși îi spunem „fișă de eveniment” sau „fișă pentru DJ”, informațiile de acolo pot fi utile întregii echipe.
DJ-ul poate avea nevoie de preferințele muzicale, MC-ul trebuie să știe momentele și persoanele care trebuie prezentate, echipa de lumini trebuie să știe când există momente speciale. Tehnicianul trebuie să știe când intră formația sau un alt artist.
Organizatorul trebuie să aibă imaginea de ansamblu. Iar dacă există wedding planner, fotograf, videograf sau alte echipe implicate, coordonarea devine mult mai simplă atunci când toată lumea știe ce urmează.
Un eveniment bine organizat nu înseamnă că totul este rigid, inseamnă că oamenii implicați știu ce trebuie să facă atunci când vine momentul.
Este absolut normal.
Evenimentele se schimbă, poate alegi o altă melodie pentru primul dans, apare un moment nou, renunți la unul dintre momentele planificate, formația își schimbă programul.
Poate mai apar 20 de invitați, nu este nicio problemă.
Fișa de eveniment nu trebuie completată o singură dată și apoi uitată, poate fi actualizată.
De fapt, este chiar recomandat ca informațiile importante să fie verificate și actualizate pe măsură ce evenimentul se apropie, important este ca modificările să ajungă la echipa care se ocupă de eveniment.
Pentru că o informație cunoscută la timp este mult mai utilă decât una aflată în momentul în care trebuie deja pusă în practică.
Foarte.
Nu încerca să completezi fișa cu răspunsurile despre care crezi că „sună bine”. Dacă nu îți place un anumit gen, spune.
Nu există răspunsuri bune sau rele.
Există doar evenimentul pe care îl vrei tu.
Iar rolul DJ-ului este să înțeleagă cât mai bine acel eveniment.
Acesta este poate cel mai important lucru de înțeles.
Fișa de eveniment nu este acolo pentru a-i spune DJ-ului cum să își facă meseria.
Este context.
Este informația de care DJ-ul are nevoie pentru a-și folosi experiența cât mai bine, pentru că una este să intri într-o sală și să spui:
„Vom vedea ce se întâmplă.”
Și cu totul altceva este să intri știind:
„Aceștia sunt mirii. Asta își doresc. Aceasta este muzica lor. Acestea sunt lucrurile pe care vor să le evite. Acestea sunt momentele importante. Aici avem o surpriză. Aici intră formația. Iar acesta este stilul de petrecere pe care îl vor.”
Din acel moment, DJ-ul poate începe să construiască.
Pentru că cele câteva minute în care completezi fișa pot însemna mult mai mult în ziua evenimentului, in loc să primească informații importante pe fugă, în timpul petrecerii, DJ-ul le are deja.
În loc să ghicească ce îți place, el va sti. Și, poate cel mai important, tu poți sta mai liniștit.
Pentru că știi că ai transmis echipei lucrurile care contează pentru tine.
Când te gândești la un DJ, probabil te gândești la momentul în care îl vezi în spatele pupitrului.
Dar partea pe care nu o vezi se întâmplă cu mult înainte.
Și, foarte important, citirea fișei de eveniment.
Pentru că un DJ profesionist nu trebuie să știe doar ce muzică îți place.
Trebuie să știe cine ești, cine vine la evenimentul tău, ce este important pentru tine, ce vrei să eviți și cum îți dorești să te simți în acea seară.
Fișa de eveniment este, de fapt, locul în care toate aceste informații se întâlnesc.
O fișă de eveniment poate părea un detaliu mic.
Dar, pentru o echipă profesionistă, ea poate fi una dintre cele mai importante surse de informații înainte de eveniment. Pentru că fiecare petrecere are propria ei poveste.
Iar DJ-ul nu ar trebui să vină cu aceeași poveste la fiecare client, ar trebui să vină pregătit să spună povestea voastră, prin muzică.
Așa că, atunci când primești fișa de eveniment, nu o privi ca pe încă un lucru pe care trebuie să îl bifezi înainte de nuntă.
Privește-o ca pe o conversație cu DJ-ul.
Pentru că, în final, DJ-ul este cel care transformă aceste informații în muzică, energie și atmosferă.
Iar cu cât îi dai o imagine mai clară despre evenimentul tău, cu atât îi este mai ușor să transforme ceea ce îți dorești într-o petrecere care chiar seamănă cu voi.
Un eveniment reușit nu începe când pornește muzica, incepe atunci când echipa începe să te asculte.
