Unul dintre cei mai importanti factori de succes ai petrecerii este alegerea locului unde va fi situat sistemul de sunet. Este foarte important ca echipamentul DJ-ului sa fie amplasat in imediata vecinatatea ringului de dans, si ca DJ-ul sa aiba o buna priveliste la intrarea in sala , la capatul meselor si masa tortului. Ca maestrii de ceremonii noi avem nevoie sa fim in posibilitatea de a vedea fiecare din aceste suprafete , de a asigura controlul fiecarui moment in parte (sosirea invitatiilor, servirea felurilor de mancare, a tortului). Daca ai invitati in camere sau suprafete adiacente salii principale, noi putem sa asiguram boxe suplimentare, astfel incat toti invitatii sa auda anunturile si muzica la un nivel confortabil. Intra in sarcina ta sa soliciti numarul potrivit de astfel de boxe suplimentare.
Nu este o idee buna sa inconjori ringul de dans pe toate cele 4 laturi cu mese. Boxele noastre trebuie sa transmita sunetul catre ringul de dans.Daca sunt mese situate direct intre boxe si ring , invitatii care stau la acele mese vor avea parte de un nivel al sunetului incomfortabil.
Sistemul nostru de sunet, de baza, necesita o suprafata de instalare de aproximativ 2 metri patrati in fata ringului de dans. Pachetele ce includ instalatii de lumini, video proiectoare, sau o multime de alte recuzite, necesita o suprafata mult mai mare. Noi preferam sa instalam sistemele audio, video si de lumini direct pe podea. Instalarea lor la inaltime sau pe o scena face mai dificila apropierea invitatilor de DJ cu cerinte (preferinte, dedicatii) si de asemenea poate crea o bariera psihologica intre ei si DJ.
E foarte important sa fim informati daca sala poate asigura necesitatile privind spatiul si capacitatea electrica cerute de tipul spectacolului/ petrecerii respective. Fiecare sistem de sunet necesita propriul circuit electric .Daca exista si video proiectii atunci sistemul principal de sunet are nevoie de un alt circuit. Sistemele de lumini necesita un circuit electric suplimentar de (altul decat cel al sistemului de sunet). Suprafata de instalare trebuie sa se afle nu mai departe de 100 metri (de-a lungul peretilor) de iesirea electrica (priza), si chiar langa ringul de dans. Toate prizele trebuie sa fie de 220 volti, cu impamantare. Pentru asigurarea continua a operatiilor de muzica si lumini , circuitul electric nu trebuie impartit cu alte dispozitive electrice (filtre de cafea, aparat de facut gheata, ce ar putea cauza intreruperi in circuit).
Avem nevoie de timp inainte de inceperea petrecerii pentru a instala si timp dupa pentru a dezinstala. Preferam sa incepem instalarea intre 90 min si 2 ore inainte de sosirea invitatiilor. Aceasta ne ofera timpul necesar sa discutam cu seful de sala, sa completam instalarea, incluzand egalizarea si verificarile de sunet, sa ne schimbam in tinuta de spectacol inainte ca invitatii sa ne vada, si inca o rezerva de timp in cazul in care apar unele probleme neprevazute. La nevoie noi putem instala si intr-un timp mai scurt atat timp cat nimic nu merge rau (prost), desi s-ar putea sa nu iasa o treaba la fel de bine (completa, meticuloasa) facuta. Optiunile suplimentare (cum ar fi: instalatii de lumini si fum, o multime de alte recuzite) sau petrecerile din locatii situate la o distanta mare fata de locurile de parcare impun cresterea timpului necesar instalarii.
Indica bucatarului intervalul de timp la care sa serveasca diferitele feluri de mancare. Afla daca invitatii isi doresc sa stea la mese in timp ce mancarea este servita , sau este Ok pentru ei sa danseze pana mancarea este adusa la masa lor. Aceste informatii il vor ajuta pe entertainer (DJ) sa-si stabileasca programul lui. Dupa ce ai terminat de lucrat la programul DJ-ului, revede programul cu bucatarul pentru a vedea daca este ceva ce trebuie schimbat. Daca exista pauze intre servirea diferitelor feluri de mancare, este de preferat ca aceste pauze sa fie suficient de lungi pentru un set de dansuri (cel putin 30 minute). Acestea se masoara din momentul in care oamenii au terminat de mancat si au inceput sa danseze si nu din momentul in care s-a terminat servirea. Daca vreo pauza este sa fie prea scurta mai bine elimin-o. Daca bucatarii spun ca vor servi toate felurile de mancare una dupa alta fara pauze de dans intre ele, asigurate ca ei vor servi astfel incat sa nu existe perioade mai mari de 10 minute intre felurile de mancare in care oamenii sa stea si sa astepte. Daca acelasi personal raspunde si de strangerea felului de mancare anterior si de servirea urmatorului , atunci cu siguranta timpul de asteptare va fi mai mare, de aceea e bine sa nu se incerce servirea felurilor de mancare una dupa alta, ci cu pauze de minim 30 minute in care sa se poata dansa. Adauga espresso sau cappucino in meniu. Poate fi o alternativa sau ceva suplimentar la vin si alte bauturi.Ele ii energizeaza pe invitati inainte de a conduce pe drumul spre casa, constituind in acelasi timp o bautura eleganta.
