Atunci când începe organizarea unei nunți, mirii au foarte multe lucruri de rezolvat: aleg locația, stabilesc meniul, caută fotograful și videograful, aleg DJ-ul sau formația, discută cu decoratorul, stabilesc programul și se gândesc la toate momentele speciale pe care vor să le includă.
Dar există un aspect care poate fi trecut ușor cu vederea: informația trebuie să ajungă la toți oamenii implicați în eveniment.
Un DJ poate avea experiență, un fotograf poate fi foarte bine pregătit, iar videograful poate avea echipamentul necesar. Totuși, niciunul dintre ei nu poate anticipa ceea ce mirii au pregătit dacă informațiile nu sunt transmise din timp.
O nuntă bine organizată nu înseamnă doar prestatori buni. Înseamnă și comunicare bună între miri și prestatori.
Fiecare furnizor are propriul rol, dar toate aceste roluri se întâlnesc în aceleași momente ale evenimentului.
De exemplu, dacă mirii au pregătit un moment surpriză în timpul petrecerii, DJ-ul trebuie să știe când urmează să se întâmple. Fotograful și videograful trebuie, la rândul lor, să fie pregătiți pentru a-l surprinde.
Dacă există un discurs, un moment artistic, o formație live, un dans pregătit de invitați sau un moment special pentru părinți, informația transmisă din timp permite fiecărui prestator să își pregătească partea.
De aceea, programul nunții nu este doar un document pentru miri. Este un instrument de lucru pentru întreaga echipă.
Nu este nevoie de un dosar de zeci de pagini. În multe cazuri, un document clar și bine structurat este suficient.
Primele informații sunt cele mai simple, dar și cele mai importante:
Este util ca aceste informații să fie transmise tuturor prestatorilor, nu doar locației.
Numărul de persoane poate influența mai multe aspecte ale evenimentului.
Pentru DJ și echipa tehnică poate conta în alegerea configurației de sonorizare și lumini.
Pentru fotograf și videograf poate influența modul de organizare a anumitor momente.
Pentru locație și catering este, evident, o informație esențială.
Chiar dacă numărul final se poate modifica, este important ca prestatorii să aibă o estimare realistă.
Nu trebuie stabilit fiecare minut, dar este important să existe o imagine de ansamblu.
De exemplu:
17:00 – sosirea invitaților
18:00 – ceremonia
19:00 – intrarea în sala de eveniment
19:30 – dansul mirilor
20:00 – servirea mesei
21:30 – moment artistic
23:00 – tortul
23:30 – moment special
00:00 – petrecerea continuă
Programul real diferă de la o nuntă la alta. Tocmai de aceea, este important ca prestatorii să primească programul vostru, nu un model generic.
Unul dintre cele mai importante lucruri pe care mirii le pot face este să anunțe din timp toate momentele care ies din desfășurarea obișnuită a petrecerii.
De exemplu:
Un DJ care știe că urmează un anumit moment poate pregăti muzica și microfonul.
Fotograful poate anticipa momentul.
Videograful își poate pregăti camerele.
Iar persoana care coordonează evenimentul poate face legătura între toți cei implicați.
Mirii nu trebuie să îi trimită DJ-ului un playlist de 200 de melodii.
Este mult mai util să comunice câteva categorii clare:
Melodii obligatorii
Piese pe care mirii își doresc neapărat să le audă.
Melodii pentru momente speciale
Dansul mirilor, intrarea în sală, tort, dansul cu părinții etc.
Genuri preferate
De exemplu: pop, dance, rock, muzică românească, retro, latino, populară.
Genuri sau artiști pe care nu îi doresc.
Aceste informații îi oferă DJ-ului o direcție fără să îi limiteze capacitatea de a adapta muzica la invitați.
Pentru că, până la urmă, o petrecere nu se desfășoară pe un playlist rigid.
Cine participă la eveniment?
Este vorba despre o petrecere cu invitați predominant tineri? Sunt prezente mai multe generații? Există invitați din alte țări? Sunt tradiții culturale sau familiale care trebuie respectate?
Aceste informații pot schimba foarte mult modul în care este construită atmosfera.
Un DJ nu pregătește muzica pentru o sală abstractă. Pregătește muzica pentru oamenii care vor fi în acea sală.
Unele nunți au momente tradiționale, altele sunt complet moderne.
Unele familii își doresc anumite obiceiuri, altele preferă să le evite.
Prestatorii nu au de unde să știe aceste lucruri dacă nu sunt informați.
Dacă există o tradiție importantă pentru familie sau un moment specific unei anumite culturi, este bine ca informația să fie transmisă înainte de eveniment.
Unele nunți au momente tradiționale, altele sunt complet moderne.
Unele familii își doresc anumite obiceiuri, altele preferă să le evite.
Prestatorii nu au de unde să știe aceste lucruri dacă nu sunt informați.
Dacă există o tradiție importantă pentru familie sau un moment specific unei anumite culturi, este bine ca informația să fie transmisă înainte de eveniment.
Unele nunți au momente tradiționale, altele sunt complet moderne.
Unele familii își doresc anumite obiceiuri, altele preferă să le evite.
Prestatorii nu au de unde să știe aceste lucruri dacă nu sunt informați.
Dacă există o tradiție importantă pentru familie sau un moment specific unei anumite culturi, este bine ca informația să fie transmisă înainte de eveniment.
Aceasta este una dintre cele mai importante informații.
Există wedding planner?
Există un coordonator din partea locației?
Este unul dintre miri persoana care ia deciziile?
Există o rudă sau un prieten desemnat să coordoneze anumite momente?
Prestatorii trebuie să știe cui se adresează atunci când apare o întrebare în timpul evenimentului.
În loc ca cinci furnizori să îi sune simultan pe miri pentru fiecare detaliu, poate exista o singură persoană care centralizează informațiile.
Iar pentru miri, acest lucru înseamnă mai puține întreruperi în timpul propriei nunți.
Nu orice informație lipsă va genera o problemă. Prestatorii experimentați sunt obișnuiți să se adapteze.
Dar există situații în care o informație comunicată prea târziu poate afecta desfășurarea evenimentului.
Un moment poate fi anunțat fără ca microfonul să fie pregătit.
Un DJ poate să nu știe că urmează o formație live și să nu aibă informațiile tehnice necesare.
Un fotograf poate să nu știe că urmează o surpriză și să nu fie poziționat unde trebuie.
Un moment poate începe mai devreme decât era planificat, iar un prestator să nu fie pregătit.
Nu este vorba despre a căuta vinovați.
Este vorba despre comunicare.
Atunci când își aleg prestatorii, mirii se uită la experiență, portofoliu, recomandări, echipamente, stil și, bineînțeles, buget.
Dar există încă un element care poate influența foarte mult desfășurarea evenimentului: comunicarea dintre miri și furnizorii aleși.
Cu cât prestatorii știu mai multe despre eveniment, cu atât își pot pregăti mai bine partea.
Nu este nevoie ca mirii să devină wedding planneri peste noapte.
Este suficient să ofere informațiile importante, să actualizeze echipa atunci când apar modificări și să se asigure că oamenii implicați în eveniment știu ce urmează să se întâmple.
Pentru că, în final, o nuntă reușită nu este rezultatul unei singure persoane. Este rezultatul unei echipe care comunică.
Iar uneori, cea mai simplă metodă de a ajuta această echipă este și cea mai ușoară:
să îi spui din timp ce ai pregătit.
